COORDINATEUR DE RÉUNIONS ET D'ÉVÉNEMENTS
VOTRE MISSION
Au Wakefield Mill Inn & Spa, notre entreprise, c'est notre personnel. C'est pourquoi nous nous attachons à recruter des personnes exceptionnelles et à leur donner les moyens de libérer leur talent et leur créativité dans le cadre d'une carrière qui les passionne. La qualité de vie, les avantages sociaux exceptionnels et le bon potentiel de croissance nous distinguent de la concurrence.
Sous la responsabilité du directeur des ventes, le coordinateur de réunions et d'événements joue les rôles suivants au sein de l'organisation :
- Répondre à tous les appels entrants et aux courriels pour les réunions, les événements et les banquets
- Appels sortants, suivi des fichiers clients historiques et nouvelles affaires lorsque le temps le permet
- Vente incitative de tous les produits disponibles
- Répondre à toutes les questions des appels entrants pour permettre le processus de réservation
- Envoyer des devis précis aux clients potentiels
- Discuter des menus, de la liste des prix, des options de nuitée, de l'équipement (audiovisuel et autre), des produits et des services disponibles pour les clients
- Avoir une compréhension claire des paramètres de l'événement ou de la réunion : historique de la dernière réunion, compréhension des besoins et des attentes (niveau d'importance de l'événement, nombre de participants, durée de l'événement, budget, etc.)
- Préparer et créer un contrat pour toutes les réunions, tous les événements et tous les banquets. S'assurer que tous les détails sont confirmés et signés par le client
- Participer à l'élaboration de la réunion ou de l'événement et s'assurer que les départements concernés disposent des détails pertinents requis (BEO) et organiser une réunion hebdomadaire avec le personnel requis
- Collaborer avec tous les départements comme requis
- Tenir les autres départements au courant de tous les changements concernant les clients qui auront un impact sur leur département (réception, entretien ménager, salle à manger, spa, etc, )
- Assurer le bon déroulement de l'événement ou de la réunion du début à la fin pour le client
- S'assurer de la satisfaction du client afin de lui donner les meilleures chances de revenir en envoyant une enquête de satisfaction avec la facture
- Déterminer et résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent et être proactif en cas d'imprévus. être proactif en cas de problèmes imprévus pouvant survenir
- traiter les plaintes auprès du responsable approprié comme requis
- coordonner les inspections des sites avec les clients potentiels de nos installations et services
- négocier les tarifs pour les arrangements avec les fournisseurs nécessaires
- en ce qui concerne les réunions et les événements, réserver les salles dans Room Master et s'assurer que la salle est prête à être utilisée, réserver les salles dans Room Master et s'assurer que les listes de chambres sont à jour
- Fournir des informations générales sur les services, produits et attractions touristiques disponibles au Moulin et dans la région
- Fournir des informations spécifiques ou effectuer des réservations pour les clients, telles que des billets de spectacle, de restaurant, de golf, de ski, etc.
- S'assurer que les règles et règlements du Moulin sont respectés par tous les clients
- Agir en tant qu'agent du service à la clientèle.
requis En raison de la nature cyclique de l'industrie hôtelière, les employés peuvent être amenés à travailler selon des horaires variables afin de répondre aux besoins de l'hôtel. En outre, la participation à toutes les sessions de formation et réunions programmées est requis.
Crédit : Carley Teresa
EXIGENCES
- Attitude et comportement professionnels : travail en équipe, autonomie, dynamisme, honnêteté, esprit d'initiative, sens de l'organisation, etc.
- Solides compétences en matière de prise de décision et de résolution de problèmes
- Haut niveau de leadership
- Aptitude à la planification, à la vente, à la négociation et au marketing
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle
- Engagement à l'égard du service, qualité et propreté
- Connaissance détaillée des produits et services de l'usine disponibles pour tous les clients
- Attention particulière à l'apparence professionnelle, aux manières, à la discrétion et à l'attitude
- Flexible et ne pas avoir peur du changement
- Excellentes compétences en communication - doit être capable de parler, lire, écrire et comprendre la/les langue(s) principale(s) utilisée(s) sur le lieu de travail, à savoir le français et l'anglais. D'autres langues sont un atout
- Travailler sous pression
- Assiduité
- Connaissance de la région et des points d'intérêt spécifiques (tourisme)
- Connaissance des systèmes de réservation hôtelière, des logiciels, word, excel et internet
- Compréhension des normes de santé et de sécurité ainsi que des normes d'hygiène et de sobriété.
SALAIRE
À discuter